Администратор (помощник руководителя)

Пол: Любой
Возраст: не указан
Образование: Неважно
Опыт работы: Неважно, без опыта
Компания: ООО "КА "СОДЕЙСТВИЕ"
График работы: Полная занятость
Зарплата: по договоренности
Обязанности:
Уборка помещений, проведение генеральных уборок. Соблюдение трудовой дисциплины и требований должностной инструкции
Обязанности:
Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя; Координация деятельности по исполнению решений руководителя; Контроль исполнения решений руководителя; Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя; Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя; Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем; Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов; Подготовка презентаций по указанию руководителя; Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя; Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров; Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем; Подготовка информационно-аналитических материалов; Разработка тематического плана обзорного документа, доклада; Определение круга библиографических источников; Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки; Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки; Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями; Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений; Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов; Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений; Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций; Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами; Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений; Информирование работников организации о решениях руководителя; Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации; Оповещение работников о предстоящих мероприятиях; Организация встреч трудового коллектива с руководством; Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам; Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений; Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации; Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате; Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных; Формирование и использование баз данных в организации; Разработка разделов номенклатуры дел организации; Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; Подготовка и передача дел в архив организации; Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов; Подготовка документов для рассмотрения руководителем; Учет документов, поступающих на имя руководителя; Организация доставки документов исполнителям; Создание и ведение базы данных документов руководителя; Ведение информационно-справочной работы; Контроль исполнения документов и поручений руководителя; Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); Печать служебных документов и других материалов; Размножение служебных документов; Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа); Разработка должностной инструкции секретаря; Разработка положения о секретариате; Разработка инструкции по делопроизводству; Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда; Организация оформления интерьера приемной руководителя; Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой; Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами; Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой; Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания; Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; Ведение срокового текущего и предупредительного контроля; Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок; Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; Фиксация исполнения поручений; Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя; Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения; Организация личного приема посетителей руководителем; Установление порядка приема для различных категорий посетителей; Ведение журнала предварительной записи на прием; Регистрация посетителей; Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации; Организация приема деловых партнеров в офисе; Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе; Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе; Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя; Подготовка проекта служебного задания руководителя; Подготовка проекта приказа о служебной командировке; Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости; Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта; Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя; Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий; Подготовка документов к поездке руководителя; Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки; Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта; Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке; Ведение базы телефонных контактов руководителя; Соединение руководителя с конкретными абонентами; Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя; Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков; Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам; Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров; Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций; Выбор и оформление планировщика секретаря; Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе); Согласование планов с планами и сроками работы руководителя; Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу); Перенесение невыполненных запланированных задач; Выполнение типичных ежедневных дел; Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя; Внесение информации в планировщик (органайзер); Согласование с руководителем временных планов; Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий; Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций; Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; Составление внутренней описи дел для особо ценных документов; Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения; Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения; Разработка номенклатуры дел организации; Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения; Формирование дел; Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела; Прием и первичная обработка входящих документов; Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые; Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем; Регистрация входящих документов; Ведение базы данных документов организации; Обработка и отправка исходящих документов; Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; Контроль исполнения документов в организации; Ведение журнала разъездов работников организации; Координация работы курьеров и водителей организации; Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей; Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации; Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками; Ведение журнала записи посетителей; Учет посетителей и оформление пропусков; Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации; Организация и бронирование переговорных комнат; Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки); Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации; Регистрация поступающих телефонных звонков.

Телефон: +79292141468
E-mail:
Контактное лицо: Сергей
Вакансия размещена: 15.02.2018
Copyright © 2006-2018
«Rus-Work.Com - Работа в Екатеринбурге»